Comment se construire une routine de télétravail

Télétravail : conseils pour se créer une routine et un espace de travail efficaces. Et bâtir le style de vie qui va avec.

Finis les bouchons et rames de métro bondées. La pandémie du Covid-19 a généralisé le télétravail pour plus de 40% des salariés aux Etats-Unis, et plus de 60% au Royaume Uni. Il s’agit à présent de 17% des salariés en France, comparé à 3% en 2017.
C’est peut être même votre cas. Avouons-le, ce n’est pas toujours facile de s’y adapter. Vous avez peut être du mal à organiser une routine, votre espace de travail, ou bien à vous faire à la solitude liée au travail à distance.

Nous avons dégoté pour vous les points cruciaux pour un télétravail réussi. Pour vous aider à booster votre productivité et à vous sentir mieux dans votre “nouvel” environnement de travail (on dit “nouvel”, mais bon vous le connaissez cet environnement : chez vous !). La mise en place de cette routine vous demandera une planification et une organisation réfléchies. Voici quelques conseils pour adopter de bonnes habitudes pour travailler à distance.

1. Résistez à l’appel du canapé !

Travailler à la maison ca veut dire concrètement qu’un coin votre salon va se transformer en bureau. Quel que soit l'espace dont vous disposez (une pièce entière, un coin ou un bureau), appropriez-le vous. Séparez cet espace des zones où vous vous détendez, discutez, mangez ou dormez (ou autre : on vous laisse compléter).

Faites en sorte que cet espace soit propice au travail. Investissez dans une chaise de bureau confortable, un grand écran, un bureau sur pied. Personnalisez votre espace avec des objets que vous aimez, avec des photos ou des plantes par exemple.Lorsque c'est possible, travaillez à proximité d'une fenêtre : la lumière naturelle contribue à caler votre rythme circadien (alternance sommeil / réveil) et vous aidera au passage à bien voir votre ordinateur (c’est mieux que de bosser dans le noir). Investir dans une bonne lampe de bureau est également indispensable.

Il est également essentiel de vous munir d'une paire d'un casque ou d'écouteurs bluetooth et antibruit, voire d’un micro. Puisqu’il est désormais impossible d’échapper aux appels vidéos et aux réunions à distance. Vous pourriez également avoir besoin d'un réseau privé virtuel (VPN) si la sécurité est l'une de vos préoccupations.
Une fois le parfait bureau à domicile créé, il reste un écueil à éviter : l’appel de votre lit ou votre canapé. C’est justement pour éviter de s’y échouer qu’on vous recommande de créer un coin bien à vous !

2. Une fois que vous tenez votre routine, respectez-la

Que vous soyez matinal ou non, il est important de vous créer une routine. Elle doit être réaliste, c'est-à-dire que vous devez pouvoir vous y tenir facilement.

Pas question de se lancer un défit du genre “je vais me lever à 5h du mat’ pour méditer, puis écrire 10 pages, puis faire 1h de sport, puis boire un jus detox, puis lire toute la presse internationale, puis faire du bricolage, et là il est 8h je commence à bosser”. La meilleure façon de créer une habitude régulière c'est de s'assurer qu'elle est réalisable.

Que vous soyez travailleur indépendant ou employé à plein temps, établissez un planning général pour votre journée et respectez-le. Essayez de vous réveiller, de manger et de travailler à la même heure chaque jour. Pensez à effectuer les tâches les plus importantes pendant les heures de la journée où vous êtes le plus productif.

Pour la plupart des gens, cela peut signifier une routine matinale, mais cela dépend vraiment de votre personnalité et de votre style de travail. Laissez les e-mails, les appels et les tâches moins importantes pour l'après-midi, ou lorsque vous avez terminé les tâches les plus urgentes.
Mettez vous des alarmes si nécessaire lorsqu'il est temps de changer de tâche ou de rythme de travail. Si une routine particulière ne vous convient pas, changez-la. Une fois que vous avez trouvé une routine qui fonctionne, respectez-la.

3. Limitez les distractions

Ah le piège. Netflix. Le chat qui joue. Le soleil sur la terrasse. Les distractions sont nombreuses et diverses. Sans parler des notifications de Slack ou des réseaux sociaux. Difficile de se concentrer à la maison. Aménager votre espace de travail vous aidera, mais il y a aussi d’autres choses à mettre en place :

• Mettez votre téléphone en mode silencieux si possible, ou détournez au moins l'écran afin de ne pas être distrait par les messages lorsque vous travaillez.
• Pensez à utiliser un fond sonore pour vous aider à vous concentrer. De nombreuses applications proposent différentes options (Noisly, Brain.fm, Noizio, Tide…) C'est utile pour faire abstraction des distractions que vous ne pouvez pas contrôler, comme des travaux en cours, des voisins bruyants ou les bruits de la circulation.
• Une troisième ?

4. Faites-vous des To-do lists

Le fait d'avoir une liste de ce que vous devez faire exactement chaque jour augmentera votre productivité et vous permettra de ne pas oublier des tâches clés ou des priorités absolues.
En règle générale, commencez par les tâches les plus importantes pour qu'elles soient accomplies plus rapidement. Ce sont généralement les tâches que vous avez le plus envie de repousser. Laissez vous 15 minutes pour rentrer pleinement dedans et vous verrez qu’après ce délai, ça coule tout seul.

Préparez également votre to-do list en fin de journée pour le lendemain. Il n'est pas nécessaire que la liste soit complète, notez juste quelques tâches clés que vous tenez à accomplir le lendemain. Ensuite, vous commencerez la journée du lendemain de manière plus concrète, avec un plan déjà en place.

5. Habillez-vous. Pyjama interdit.

Ne le faites pas. Non. Vraiment vraiment pas. Pas de pyjama pour bosser. Faites-nous confiance sur ce coup. C’est une question d’hygiène mentale. Et puis on ne sait jamais quel tournant les choses peuvent prendre pendant une conférence Zoom. Ce serait bête de devoir vous lever alors que vous êtes encore en caleçon.

6. Faites des breaks. Parlez à quelqu’un.

Il est important de prendre des pauses lorsque vous travaillez de chez vous si vous voulez maintenir votre productivité à un bon niveau, ne pas perdre votre attention et stimuler votre créativité. Certains préfèrent prendre une pause de 20 à 30 minutes toutes les 2 heures. Comme sur l’autoroute. Ou alors des micro breaks de 5 à 10 minutes une fois par heure.
Vous pouvez fixer une alerte, ou simplement faire une pause dès que vous sentez que vous vous déconcentrez. Étirez vos jambes, prenez un thé ou un café, prenez l'air, faites une sieste énergisante ou écoutez votre podcast préféré - en bref, tout ce qui vous permet de vous déconnecter du travail. Vous reviendrez ainsi à votre poste rafraîchi et prêt à continuer.
Quand il est temps de prendre une pause déjeuner, privilégiez l'interaction sociale. Si le travail à domicile vous donne un certain sentiment d'isolement, prenez des nouvelles des autres. C'est particulièrement important si vous vivez seul ou si vous travaillez à votre compte.

7. Fixez-vous des limites

Ne pas travailler de votre lit ou canapé représente déjà une limite, oh combien difficile à tenir. Mais le boulot, c’est réservé à l’espace de boulot. C'est important pour votre santé mentale, et cela vous aidera aussi à travailler plus efficacement.
Et si vous vous surprenez à dépasser votre temps de travail à la maison, vous devez fixer des limites pour éviter le "work-creep". Vous connaissez ? C'est lorsque le travail s'immisce lentement dans votre vie personnelle et perturbe votre équilibre entre votre vie pro et perso. Vous devenez une sorte de zombie…”Creepy” !
Voici nos conseils pour éviter la zombification :

• Utilisez le temps que vous ne passez plus dans les transports pour faire quelque chose que vous aimez (et non pas pour travailler davantage).
• Ne rallumez pas votre ordinateur après vos heures de travail.
• Éteignez votre ordinateur à une heure précise chaque jour.
• Mettez en pause les notifications de vos apps et ignorez les emails en dehors de vos heures de travail.

8. Éviter le burn-out en évitant les conf call (si, si)

Si possible, essayez de ne pas prévoir plus de quelques réunions vidéo par jour. La fatigue liée aux appels vidéos est réelle, et vient du fait que l'esprit s'efforce de traiter les signaux visuels et les signes non verbaux par le biais de la vidéo, ce qui est beaucoup plus difficile à faire qu'en personne.
Si votre journée est chargée en appels vidéo, essayez de les espacer afin de faire des pauses entre les réunions. Ou bien, envisagez plutôt de passer un bon vieux coup de fil à l’ancienne.

9. Définissez vos attentes perso avec la famille (et vos colocataires)

Soyons honnête : c’est la pire partie du confinement. Se retrouver toute la journée avec des personnes qu’on avait l’habitude de simplement croiser le soir. Au début tout va bien, c’est le pied. On s’adore. Mais au bout de plusieurs semaines, c’est la guerre !
La clé du problème ? La communication. Travaillez avec votre partenaire, votre baby-sitter, vos parents, vos colocataires, etc. pour établir un horaire ou fixer des règles de base. Si vous et votre partenaire travaillez tous deux à la maison, mettez en place un système pour travailler au moment où vous êtes le plus productif tout en conciliant les autres responsabilités.
Veillez à ce que votre bureau soit calme ou séparé des espaces de jeu des enfants - plus facile à dire qu’à faire. Avec vos colocataires, fixez des limites de bruit et discutez de la meilleure façon d'utiliser les espaces de travail partagés.

Et tout cela deviendra bientôt une habitude tranquille

Travailler de chez soi a ses avantages et ses inconvénients, mais si vous adoptez quelques habitudes au quotidien pour rester productif, cette expérience professionnelle peut être positive. Si, si.
Le télétravail est susceptible de durer, donc autant parfaire votre bureau à la maison et adopter la recette de la réussite dès maintenant !